Come scrivere correttamente un’email

Scrittura al computer - foto di Pexels da Pixabay
Foto di Pexels da Pixabay

COME SCRIVERE CORRETTAMENTE UN’EMAIL

LA PAROLA “EMAIL”

Nella mia esperienza personale e lavorativa ho spesso scritto email, imparando, penso, tutte le regole d’oro di questa forma di corrispondenza.
Diciamo intanto che non si scrive un email ma un’email, apostrofato. In italiano si tratta infatti di un sostantivo femminile, preso in prestito dall’inglese che come sappiamo normalmente non distingue fra maschile e femminile. Nasce dalla combinazione di “e”, che sta per “electronic”, elettronico, e “mail”, “posta”, che nella nostra lingua è appunto un sostantivo femminile.
A proposito, la maggior parte delle persone di lingua inglese scrivono questa parola senza il trattino in mezzo: email, quindi, pronunciato ìmail. Il motivo si può intuire: inserire ogni volta il trattino è scomodo e produce un effetto poco naturale.

GLI ELEMENTI DELL’EMAIL

L’email è una specie di lettera, formata da pochi elementi essenziali:
– l’oggetto (in inglese subject line), che indica in modo estremamente sintetico di cosa tratta l’email che scriviamo; sarebbe quindi sbagliato mandare un’email senza oggetto, anche perché quando avremo inviato l’email, la mancanza di un oggetto o un oggetto poco chiaro renderanno più difficile ritrovare quella particolare email; nella posta inviata infatti ogni email compare solo con una riga, dove spiccano più che altro destinatario, oggetto e data dell’invio;
– il messaggio vero e proprio;
– eventuali file allegati o immagini incorporate nel testo dell’email.

LE CARATTERISTICHE DEL MESSAGGIO

Dicevamo che l’email è una specie di lettera; anzi, potremmo definirla una lettera semplificata. Tuttavia è pur sempre una lettera, anche se “elettronica”, e quindi deve rispondere a certi buoni criteri:
– la giusta considerazione verso l’interlocutore;
– ottenimento del fine prefissato, che sia personale o professionale;
– chiarezza del messaggio e correttezza linguistica.

Il rispetto e la considerazione li si dimostra pensando che ci stiamo rivolgendo a una persona, con la sua dignità e sensibilità, anche quando scriviamo genericamente a un’associazione o a una ditta, non sapendo chi potrà risponderci come incaricato.

LA GIUSTA CONSIDERAZIONE

La prima cosa, quando ci si rivolge a una persona per corrispondenza, è rivolgerle un saluto iniziale che sia al tempo stesso rispettoso e segno di considerazione.
Quindi, normalmente:
– si usa il lei;
– si scrive un saluto appropriato – per esempio Buongiorno, Buonasera, Ch.mo/a (che sta per Chiarissimo/a, riferito a professori universitari), Gentile, Caro, Cara…;
– si aggiunge eventualmente il titolo della persona – per esempio Rev.do/a (per un sacerdote o frate o una suora) Sig./Sig.ra, Dr./Dott.ssa, Prof./Prof.ssa, o magari Dr./Sig. o Dott.ssa/Sig.ra se non conosciamo il titolo e non vogliamo mancare di rispetto a chi possa essere laureato;
– quindi si completa il saluto con il cognome della persona, o con il nome se siamo tranquilli di poter usare il nome anche se è il nostro primo contatto con quella persona; se non abbiamo il nominativo dell’interlocutore, potremmo rivolgerci al destinatario con un saluto come Gentile Segretario/a, Responsabile, Collaboratore/Collaboratrice…
– anche quando scriviamo a persone con cui siamo confidenza, amici o altro, è ovviamente doveroso mostrare rispetto e considerazione; a questo proposito, mentre con gli estranei, se ci siamo conosciuti magari per motivi di lavoro e ci diamo del tu, possiamo esordire con un Ciao Roberto, Ciao Eleonora, la vera amicizia vorrebbe che si usasse il saluto Caro, Cara, ovviamente se ci crediamo…

Al saluto iniziale seguirà, interponendo una riga bianca, il testo del messaggio e per concludere un saluto finale, che potrà essere formale o informale, serio o anche scherzoso a seconda della situazione e della confidenza che abbiamo con il nostro interlocutore.

Non dimentichiamoci però mai di ringraziare, prima del saluto, se bisogna esprimere riconoscenza, magari perché abbiamo chiesto qualcosa. E a volte un semplice “Grazie” può esser poco, mentre saranno preferibili espressioni di gratitudine più viva, come “Molte grazie”, “La ringrazio tanto”. “Grazie in anticipo” invece solitamente è meglio evitarlo, perché presuppone di esserci assicurati il favore che chiediamo, ma chi può dircelo? Meglio ringraziare e basta.

Un buon saluto conclusivo formale, dopo una nuova riga bianca, può essere Cordiali saluti, mentre un semplice Saluti è un po’ laconico e può apparire poco educato; Distinti saluti invece è decisamente freddo e scostante, a meno che non sia dovuto a una posizione di colpevolezza dell’interlocutore.
C’è persino chi scrive “Slt.”, una penosa accozzaglia di lettere che sta per “Saluti” e sembra dire all’interlocutore: Non perdo tempo a comunicare con te.
Un amico o una persona a cui siamo vicini possiamo salutarli rispettivamente con Un abbraccio o Un caro saluto, ma sono diverse le possibilità a seconda dei rapporti.

Nel messaggio, dovremo scrivere ed esprimerci con garbo e decoro. Da evitare quindi assolutamente la scrittura in caratteri tutti maiuscoli (stampatello) o i punti esclamativi non amichevoli. Sono due cattive maniere che “sparano” le nostre parole all’attenzione dell’interlocutore.
Attenzione poi se scrivete il vostro messaggio rivolgendovi a persone dell’Estremo Oriente, particolarmente sensibili alle buone maniere.

Sono pure da evitare espressioni come: verbi all’imperativo, a meno che non siano preceduti da “Per favore”; “Devi/Dovete”, ed è meglio chiedere qualcosa scrivendo “Avrei/Avremmo bisogno”, piuttosto che “Ho/Abbiamo bisogno”. Occorre avere buona creanza. Diversamente, sembra quasi di stare in contatto con dei primitivi armati di clava…

È importante scrivere sempre perfettamente il nominativo dell’interlocutore, nel saluto. Può essere fastidioso per l’altra persona vedersi storpiare il proprio nome o cognome. Dal punto di vista lavorativo, lo si potrebbe interpretare come una tendenza alla disattenzione. Al contrario, riprodurre perfettamente il nominativo dell’altro, anche con eventuali caratteri speciali, è segno di rispetto e considerazione.

La faccina che sorride 🙂 o l’occhiolino 😉 ravvivano lo scambio e lo rendono più amichevole, se appaiono nel momento giusto. A volte servono anche a rendere più gradita una frase che altrimenti potrebbe sembrare un po’ severa.

OTTENIMENTO DEL FINE PREFISSATO

Il fine che ci proponiamo con la nostra email può essere vario, dallo stabilire una relazione cordiale al chiedere attenzione verso l’offerta della nostra azienda, o verso esigenze che siamo in diritto di porre.

In ogni caso, bisognerà mantenere un tono educato in tutto il messaggio, mostrandoci poi cordiali e invitanti, ma con decoro, se stiamo proponendo i nostri prodotti o servizi o anche una collaborazione di qualsiasi tipo.

Prima di inviare un’email volta a stabilire nuove relazioni, conviene sempre informarci sull’interlocutore per conoscere le sue preferenze e la sua personalità, in modo da gratificarlo ed evitare invece di urtarlo. Sarà così possibile far leva su ciò che l’interlocutore preferisce e gradisce.

La riga del destinatario intitolata “A” richiede l’inserimento degli indirizzi email del destinatario o dei destinatari principali. Nella riga “Cc” (che sta per Copia carbone, o Copia conoscenza) si mettono gli indirizzi delle persone che desideriamo leggano l’email per conoscenza, anche se non sono i diretti destinatari. La riga “Ccn” (Copia carbone o Copia conoscenza nascosta) permette di inserire dei destinatari che non appariranno a chi visualizzerà l’email in arrivo.

L’uso della funzione Ccn va fatto con attenzione. Può essere giustificato per riservatezza, come quando s’invia un’email perfettamente lecita ma a diversi destinatari che non si devono conoscere o riconoscere tra loro. Un esempio può essere l’email circolare di un cliente a tutti i suoi fornitori. Sarebbe invece scorretto scrivere a una persona rivelando questo invio di corrispondenza a un terzo messo in Copia conoscenza nascosta, sapendo di fare cosa poco discreta.

Anche quando si debba esporre un problema causato dal nostro interlocutore, non bisogna mai perdere le staffe. Non serve a niente, anzi, offre all’altro il pretesto per darci meno ascolto. Meglio sempre ribadire il nostro diritto e prospettare con calma, se necessario, le eventuali misure che dovremo prendere se il nostro diritto non sarà rispettato.

Una mancata risposta può essere dovuta a un problema tecnico, che ha impedito il recapito della nostra email o di quella di risposta a noi. Oppure l’interlocutore potrebbe essere assente, e allora converrebbe cercare altre persone a cui rivolgersi (se non le abbiamo già messe nella riga “Cc”, in conoscenza nell’email), soprattutto se si tratta di lavoro. O anche, la persona in questione potrebbe avere un sovraccarico di lavoro o di posta da smaltire, o essersi semplicemente distratta, o essere rimasta, purtroppo, seccata dal nostro messaggio.

Se non ci arriva risposta, potremmo mandare un sollecito dopo 24 ore, o anche prima se si tratta di questioni urgenti; ma in tal caso va considerato se non sia meglio telefonare.
Il sollecito deve sempre essere cortese, anche perché non sappiamo la ragione della mancata risposta. Particolarmente poi con i clienti, che com’è noto vanno trattati con i guanti bianchi…

CHIAREZZA DEL MESSAGGIO

Perché il messaggio sia chiaro, bisogna che venga scritto in italiano corretto, lineare, sintetico, senza parole sul di più che si potrebbero evitare.

L’uso della spaziatura serve a dare più respiro e meno pesantezza al testo del messaggio, interponendo una riga bianca quando si passa da un argomento all’altro, o da un aspetto dell’argomento ad un altro aspetto meno affine. D’altra parte, bisogna evitare di interporre troppe righe bianche, perché così renderemmo ugualmente faticosa la lettura. Va insomma cercato un punto di equilibrio nel separare e raggruppare le frasi.

È sempre bene rileggere l’email che abbiamo scritto, prima d’inviarla. Se poi è un’email importante, il consiglio è di rileggerla interamente finché troviamo anche un solo piccolo errore.

LA CORRETTEZZA LINGUISTICA

Anche se il nostro messaggio è semplice, almeno sul lavoro è necessario esprimersi in un italiano corretto, senza errori grammaticali.

Un primo accorgimento può riguardare la lettera iniziale del nostro testo. Certi programmi di posta elettronica la cambiano automaticamente in maiuscola, ma questa è una regola della corrispondenza inglese. In italiano, dopo il saluto iniziale, la missiva comincia con l’iniziale maiuscola, anche perché il saluto ha la virgola, non il punto.

Tra gli errori linguistici più comuni vi sono: l’uso sbagliato di accenti e apostrofi nelle brevi forme verbali dà, fa, va, sa (3° persona singolare presente indicativo), di’, fa’/fai va’/vai (2° persona singolare presente imperativo); l’uso improprio del verbo “servire” con il significato di “aver bisogno” (“Mi serve”, “Se vi serve…”); “qual è / qual era” scritto unito con l’apostrofo; le parole con la “e” finale stretta accentata come se fosse una “e” aperta, mentre la forma giusta è “perché, affinché, purché”, eccetera.
Nell’incertezza, è bene cercare su internet o chiedere a chi può darci l’indicazione giusta.

Avrete poi notato che a volte, ci capita di dover usare caratteri speciali, che la tastiera normalmente non ci fornisce. Ad esempio, scrivere “È” invece di un povero “E’” aggiunge un tocco di finezza alle nostre comunicazioni. Oppure possiamo aver bisogno di scrivere correttamente una parola straniera che comprende dei caratteri speciali, come “å”, “ñ”, “ü”, “ê”.
Questi caratteri si possono trovare in programmi di posta elettronica più elaborati, mentre per esempio sono assenti da Gmail. Allora potrebbero venire in nostro aiuto i codici ASCII, che sono numeri da digitare tenendo premuto il tasto Alt; con ogni numero si produce un diverso carattere. Liste complete dei caratteri ASCII si trovano facilmente su internet. Unico neo è che i numeri vanno digitati con il tastierino numerico, ma questo manca nei computer di dimensioni più piccole. Alla più disperata, si potrà copiare il carattere da internet o da un documento e incollarlo nella nostra email, avendo cura di formattarlo come il testo dove lo inseriamo, cioè con stesso tipo, dimensione e colore di carattere. Oppure si può fare copia e incolla da Word, il programma di scrittura dove i caratteri speciali sono presenti nel sottomenù Simbolo del menù Inserisci.

Nell’uso comune della lingua italiana sono entrate parole inglesi come “Okay”, “Buon weekend”, “reception”, “in stand-by”, “shopping”, eccetera. Certamente, non si può vietare rigidamente l’uso di parole inglesi tra italiani. Tuttavia bisogna ricordare che l’Italia non è, o non dovrebbe essere, una repubblica delle banane in attesa di istruzioni dall’estero. I tesori dell’Italia non stanno a Londra o Bruxelles o New York, ma sono la nostra fede cattolica, le nostre tradizioni, quel che resta della famiglia, la nostra amata lingua e cultura, le nostre inestimabili ricchezze artistiche e paesaggistiche, il nostro clima, la nostra cucina, la nostra industria e i nostri prodotti tipici e così via. Non abbiamo nulla da invidiare a nessuno, ma semmai sono i poteri forti che vogliono distruggere l’Italia sotto ogni aspetto.
E lasciatemi dire che o sapremo essere all’altezza della situazione, o non saremo più né un popolo né una nazione.
Se poi qualcuno pensa che non sia professionale portare la fede in questo contesto e nel lavoro, sarà escluso dal Paradiso, perché ha escluso Dio da un ambito così importante della sua vita.

Adesso ecco per concludere un buon esempio di email aziendale, con nomi di fantasia:

**********

Oggetto: Ordine GoldenStar donna definitivo

A: Guido Rossi; Anna Martinetti; Luisa Fiorini
Cc: Alberto Galassi; Antonio Fontana; Roberta Sereni

Buonasera a tutti,

in allegato ordine GoldenStar donna definitivo, con le integrazioni aggiunte.

Attenzione: le integrazioni sono state inserite tutte nelle ultime pagine e le ho numerate come l’ordine principale.

Ulteriore attenzione: è stato eliminato un colore nei due modelli Blossom e Cherry. Inoltre il modello Mombai non deve essere integrato, perché il tessuto di quest’ordine non è integrabile (quindi l’ultimo ordine è barrato).

Il tessuto S880 Alinari è stato sostituito dal K200 Alinari. Ho già richiesto la scheda tecnica e un anticipo di 15 mt.

Totale capi 3.550.

Ciao
Emanuela

**********

© 2019 Isidoro D’Anna – Tutti i diritti riservati – Liberamente riproducibile senza fini di lucro, citando autore e pagina internet. Per fini di lucro si prega di contattare l’autore.


Rispondi

Inserisci i tuoi dati qui sotto o clicca su un'icona per effettuare l'accesso:

Logo di WordPress.com

Stai commentando usando il tuo account WordPress.com. Chiudi sessione /  Modifica )

Google photo

Stai commentando usando il tuo account Google. Chiudi sessione /  Modifica )

Foto Twitter

Stai commentando usando il tuo account Twitter. Chiudi sessione /  Modifica )

Foto di Facebook

Stai commentando usando il tuo account Facebook. Chiudi sessione /  Modifica )

Connessione a %s...